Про створення робочої групи

Згідно з частиною 2 статті 54 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” з метою надання методичної і практичної допомоги структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради для належної їх діяльності:

       1.Створити робочу групу з вивчення питань діяльності структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради  (додаток 1).

2. Затвердити перелік  департаментів, управлінь, відділів виконавчого

комітету міської ради, діяльність яких  буде вивчатись в  другому кварталі  2012 року (додаток 2).

       3.Затвердити пам’ятку з вивчення діяльності  структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради (додаток 3).

       4.Управлінню організаційно-інформаційної роботи та контролю виконавчого комітету  міської ради (Н.Лишак ) готувати узагальнюючу інформацію за  підсумком проведеної перевірки робочою групою по кожному структурному підрозділу у встановлені терміни.

  5.Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання розпорядження покласти  на управління організаційно-інформаційної роботи та контролю (Н.Лишак). 

  6.Розпорядження міського голови №650-р від 25.11.2011р. «Про створення робочої групи» вважати таким, що втратило чинність.

       6.Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючого справами виконкому міської ради, голову робочої групи Андрія Лиса.

Міський голова                                Віктор Анушкевичус

                                                       

Додаток 1

до розпорядження міського голови

від_____№_________

Склад робочої групи

з  вивчення питань  діяльності структурних підрозділів

виконавчого комітету міської ради

       Керуючий справами

виконавчого комітету

міської ради                                                        Андрій Лис

Додаток 2

до розпорядження міського голови

від_____№_________

Перелік

відділів та управлінь виконавчого комітету міської ради, діяльність яких буде вивчатись  в другому кварталі 2012 року

       Керуючий справами

виконавчого комітету

міської ради                                                        Андрій Лис

Додаток 3

до розпорядження міського голови

від_____№_________

Пам’ятка

з надання  методичної і практичної допомоги структурним підрозділам

виконавчого комітету міської ради

1.Назва структурного підрозділу.

2. Питання організаційно-інформаційної роботи.

2.1.Положення про структурний підрозділ:

-коли затверджене;

-ознайомлення із Положенням керівництва та працівників структурного  підрозділу;

-виконання основних завдань, передбачених Положенням про структурний підрозділ, аналіз діяльності за останні три роки.

2.2.Планування роботи структурного підрозділу:

- наявність піврічних планів роботи, чи затверджені вони профільним заступником, відповідність планування роботи Положенню про структурний підрозділ;

-наявність звітів про роботу за півріччя, за рік;

-тижневі плани роботи структурного підрозділу;

-звіти про роботу за тиждень;

-подання пропозицій до плану роботи виконавчого комітету (дотримання термінів подання,  зміст, чи погоджуються вони із заступником міського голови).

2.3.Порядок проведення керівником структурного підрозділу нарад з працівниками, оформлення протоколів, здійснення контролю за виконанням протокольних доручень.

2.4.Інформаційна робота:

-подання інформації про роботу структурного підрозділу на веб-сторінку міста, скільки інформацій було подано за останні три місяці в розділи «Новини», «Анонси», постійні розділи;

- робота із запитами про надання публічної інформації.

2.5.Перевірка функціонування СУЯ (наявність папок, документів, використання вимог СУЯ в роботі).

3.Питання з організації діловодства

3.1.Організація діловодства:

- наявність інструкції з діловодства;

- приймання документів;

- попередній розгляд документів;

- реєстрація документів;

- правильність написання резолюції;

- організація контролю за виконанням документів;

- оформлення документів;

- зберігання документів;

-реєстрація створюваних документів.

3.2.Регламент роботи виконавчого комітету міської ради:

-  ознайомлення працівників із регламентом роботи.

3.3.Дотримання основних вимог до підготовки:

- рішень міської ради;

- рішень виконавчого комітету;

- розпоряджень міського голови.

3.4.Зберігання документів:

- відповідно до номенклатури справ;

- чи є в електронній базі створювані документи.

4.Питання контролю за виконанням розпорядчих документів.

4.1.Чи визначена посадова особа, яка здійснює технічний контроль за виконанням документів.

4.2.Наявність відповідного запису в посадовій інструкції.

4.3.Суміщення працівником з питань контролю інших службових обов’язків (якщо так, то які).

4.4.Система контролю в підрозділі (картотечна, журнальна, комп’ютерна).

4.5.Попереднє опрацювання контрольних документів працівником, який здійснює контроль за їх виконанням.

4.6.Зміст резолюцій керівника на контрольних документах. Доведення документів до виконавців. Проходження документів.

4.7.Здійснення упереджувального контролю.

4.8.Наявність копій інформацій про виконання документів.

4.9.Розгляд стану виконавської дисципліни на оперативній нараді у керівника структурного підрозділу.

5.Питання архівного відділу .

5.1.Номенклатура справ:

- коли затверджена, чи є на поточний рік;

- коли погоджена в Державному архіві області, номер протоколу і дата;

- чи використовується при реєстрації документів;

- чи заведені справи згідно номенклатури справ;

- чи закривається номенклатура справ в кінці діловодного року підсумковим записом.

5.2.Збереження документів:

- де зберігаються архівні документи;

- стан документів;

- хто відповідальний за архівний підрозділ;

- чи є наказ (розпорядження) про призначення відповідального за архівний підрозділ, номер і дата;

- чи ведеться журнал видачі документів з архіву;

- наявність положення про архівний підрозділ, номер протоколу і дата;

- наявність положення про експертну комісію, номер протоколу і дата;

- прізвище, ім’я по батькові секретаря комісії;

- протоколи засідань експертної комісії;

- документи, впорядковані по роках.

5.3.Порядок проведення  експертизи документів (акт про виділення до знищення документів).

6.Кадрові питання.

6.1.Кількісний і якісний склад посадових осіб місцевого самоврядування.

6.2.Вивчення нормативно-установчих документів діяльності органу місцевого самоврядування:

-структура;

-штатний розпис;

-колективний договір;

-регламент роботи структурного підрозділу;

-коли і ким затверджені посадові інструкції.

6.3.Організація роботи кадрової служби в структурному підрозділі:

-наявність положення про кадрову службу;

-планування роботи з кадрами.

6.4.Дотримання вимог чинного законодавства при призначенні на посади посадових осіб місцевого самоврядування:

-проведення конкурсного відбору на заміщення вакантних посад;

-призначення посадових осіб місцевого самоврядування на вакантні посади без конкурсного відбору, як таких, що перебували в кадровому резерві;

-призначення посадових осіб місцевого самоврядування на вакантні посади без конкурсного відбору, в порядку переведення, за результатами стажування.

6.5.Ведення особових справ посадових осіб місцевого самоврядування

та книги обліку руху особових справ.

6.6.Ведення трудових книжок, вкладишів до них, книги обліку руху трудових книжок.

6.7.Декларування доходів посадових осіб місцевого самоврядування та членів їх сімей.

6.8.Прийняття Присяги  посадової особи місцевого самоврядування, наявність відповідного запису в трудових книжках.

6.9.Обчислення стажу роботи в органах місцевого самоврядування, присвоєння рангів та упорядкування умов оплати праці посадових осіб місцевого самоврядування.

6.10Практика виплати 10 місячних посадових окладів у разі виходу на пенсію.

6.11.Надання щорічних та додаткових відпусток:

-наявність затвердженого графіку відпусток;

-правильність та своєчасність надання відпусток;

-наявність відповідних записів в особових справах посадових осіб місцевого самоврядування.

6.12.Підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації.

6.13.Порядок проведення атестації посадових осіб місцевого самовряду-

вання.

6.14.Порядок проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них обов’язків та завдань.

6.15.Порядок формування кадрового резерву на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування.

6.16.Стан роботи з попередження корупції в структурному підрозділі.

6.17.Порядок накладання та зняття дисциплінарних стягнень, проведення службових розслідувань.

7.Робота зі зверненнями громадян

7.1.Загальний стан ведення документації, пов’язаної з розглядом звернень громадян.

7.2.Характер звернень громадян, що поступають в даний структурний підрозділ.

7.3.Основні причини, які викликають звернення громадян, в тому числі повторних.

7.4.Коротка характеристика позитивно вирішених звернень, а також звернень, у яких відмовлено в задоволенні.

7.5.Забезпечення необхідними умовами для здійснення громадянами свого права на звернення в письмовій або усній формі.

7.6.Реєстрація усних звернень і прийняті  по них рішення. Повнота відповіді, правильність реєстрації. Чи вказуються в журналах реєстрації або картках мотиви відмови в задоволенні звернення.

7.7.Скільки в межах перевіряючого періоду проведено прийомів громадян, скільки прийомів повинно було би відбутися по графіку?

7.8.Кількість звернень, які перевірено працівниками з виїздом на місце?

7.9.Виконання вимог про заборону направлення звернень громадян для розгляду тим посадовим особам, дії яких оскаржуються ? Якщо є такі факти , то навести приклади.

7.10.Дотримання термінів розгляду звернень громадян.

7.11.Прийняття рішення про припинення провадження по зверненню.

7.12.Характер резолюції на листах громадян, отриманих на прийомі або поштою.

7.13.Порядок притягнення до відповідальності посадових осіб, винних в порушенні встановленого порядку розгляду  звернень громадян, які допустили тяганину, бюрократичне відношення до звернення громадян.

8.Дотримання фінансової дисципліни у структурному підрозділі.

8.1.Моніторинг реалізації програм, які фінансуються з міського бюджету і співфінансуються з державного бюджету.

9.Надання адміністративних послуг структурними підрозділами.

9.1. Наявність наказу про призначення відповідальних працівників, які працюють в  ЦНАПі.

9.2. Наявність Реєстру адмінпослуг, які надає структурний підрозділ.

9.3.Наявні інформаційні та технологічні картки.

9.4.Яким чином проводиться перегляд реєстру адміністративних послуг на відповідність чинному законодавству і як часто.

9.5. Чи всі працівники підрозділу ознайомлені з Регламентом ЦНАПу.

9.6.Яким чином здійснюється контроль за дотриманням термінів надання адмінпослуг.

10.Підведення підсумків у керівника підрозділу. Надання рекомендацій щодо усунення недоліків, якщо такі виявлено.

Керуючий справами

виконавчого комітету міської ради                                       Андрій Лис